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....................................... Computer Telephony Integration (CTI)


 

 

  黄先生在香港开了一家贸易公司,除了在香港的员工外,黄先生在内地招募了60位业务代表。因为这些业务代表待在办公室的时间并不多,一个月中大概只有一个星期会在办公室,因此黄先生只租一间可供二十人使用的办公室。一开始黄先生的确很满意这种方法,因为可以节省公司的不动产支出,但是后来他郄面临一些问题的发生:

  1.业务人员没有个人专用的分机号码,以致于无法给客户一个可留言的电话号码。

  2.办公室的助理必须调查并记住每天在办公室的人有哪些人,而这些人各是使用哪一个分机号码。

  3.员工通常用计算机和纸上作业来管理和分配办公室资源,这种方是很浪费时间和员工资源,而且有可能会发生错误。

  由于知道员工大部份的时间都出差在外,为避免浪费公司资源而租用较小办公室,看起来是个好方法。但是,如果员工不能满意他们的工作环境,那么所谓的节省公司不动产费用也就失去意义。

  机动性及降低成本是现今办公环境所要求的重点之一。对有行动人员的企业而言,如何有效且机动的使用办公室以获得最大的效益,就成为一个很重要的课题。如果没有一个好的管理、预订、追踪办公室设备及资源的系统,企业就很难真的达到降低成本和提高工作效率的目标。

  舜远是一先进的计算机化交换机供货商,可提供企业一套完整的解决方案-Office Hoteling(办公室旅馆化),帮助企业在增加员工生产力的同时能够将不动产支出降至最低。

  Office Hoteling使办公桌就像是旅馆的房间一样,可以预约共享。因此企业可以避免不必要的不动产费用,而且发挥办公空间和资源的最大效益。

  行动工作者(mobile employee)并不需要一个固定的办公地方,但当他们在办公室时还是需要一个能够办公的地方。Office Hoteling允许行动工作者不论在何时何地,都可以远程预约他们所需要的办公位置及办公资源。

  1. 可远程预订公司内共享资源

  2. 可调整办公室位置提升空间利用效率

  3. 改善工作流程以提高生产力

  4. 采用图形使用者接口,管理与时程修改都很简单。

  Office Hoteling结合了交换机虚拟分机的功能,因此可让员工有个人专属的分机号码,并有下列的功能:

1. 提供随身码的功能

  事先设定随身码的功能,则系统会将来电转接至己设定的电话号码中(最多五组),确保不会因为人不在位置上而漏接任何重要的电话。

2.提供语音信箱的功能

  在外洽商的业务代表可以拨入Office Hoteling系统中听取语音留言。如果业务人员在外接到了一个重要的留言,但是却不知道客户的电话。此时,若是使用Office Hoteling,系统会提供一个非常简单的方法,只要按一个键至留言或回到那一通未接电话,则系统会根据来电者的身份认证(ID)号码,帮助业务回电话给客户。

1. 可远程自动的预订办公桌

2. 不论使用哪一张办公桌,皆可使用个人专用的分机号码

3. 办公室不动产及资源的投入成本可以转换为最大的效益。